Praca zdalna a przepisy w małej firmie – porady eksperta

Praca zdalna a przepisy w małej firmie to temat, który spędza sen z powiek niejednemu przedsiębiorcy zatrudniającemu kilku lub kilkunastu pracowników. Duże korporacje mają działy HR i prawników, którzy przygotowują dokumentację. W małej firmie często wszystko spoczywa na barkach właściciela lub jednej osoby odpowiedzialnej za kadry. Przepisy dotyczące pracy zdalnej weszły do kodeksu pracy w 2023 roku i od tego czasu obowiązują wszystkich pracodawców, niezależnie od wielkości firmy. W tym poradniku pokazujemy, jak wdrożyć pracę zdalną zgodnie z prawem, jakie dokumenty przygotować i na co zwrócić szczególną uwagę przy zatrudnianiu w tym modelu.

Praca zdalna a przepisy – co mówi kodeks pracy w małej firmie

Nowelizacja kodeksu pracy z kwietnia 2023 roku wprowadziła pracę zdalną jako stały element polskiego prawa pracy, zastępując wcześniejsze regulacje covidowe. Definicja jest szeroka: praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy, w tym w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Dla małej firmy oznacza to konkretne obowiązki – nie ma znaczenia, czy zatrudnia się trzy osoby czy trzydzieści.

Przepisy rozróżniają pracę zdalną wykonywaną na polecenie pracodawcy oraz na wniosek pracownika. W pierwszym przypadku pracodawca może zlecić pracę zdalną w sytuacjach szczególnych, na przykład podczas stanu nadzwyczajnego lub gdy pracownik złoży oświadczenie o braku warunków lokalowych do jej wykonywania – wtedy takie polecenie traci moc. W drugim przypadku, gdy inicjatywa wychodzi od pracownika, pracodawca ma większą swobodę w odmowie, choć w niektórych sytuacjach ustawa nakłada obowiązek uwzględnienia wniosku, chyba że nie pozwala na to organizacja pracy lub rodzaj wykonywanych zadań.

Kogo dotyczy praca zdalna w firmach zatrudniających do 20 osób

Mała firma nie jest zwolniona z żadnego z obowiązków wynikających z rozdziału o pracy zdalnej. Zatrudnienie jednego pracownika na etat wystarczy, by uruchomić cały zestaw wymagań formalnych – od regulaminu po ocenę ryzyka zawodowego. Jedyna różnica praktyczna dotyczy skali: firma z trzema pracownikami może uregulować pracę zdalną w prostszej formie niż korporacja zatrudniająca setki osób, ale merytoryczna zawartość dokumentów musi być kompletna.

Warto podkreślić, że przepisy nie przewidują progu liczby pracowników zwalniającego z obowiązku sporządzenia porozumienia lub regulaminu. Nawet mikroprzedsiębiorca zatrudniający jedną osobę na pełen etat musi mieć podstawę prawną do wykonywania przez nią pracy zdalnej – w przeciwnym razie naraża się na zarzut naruszenia przepisów podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Procedura wdrożenia pracy zdalnej krok po kroku

Wprowadzenie pracy zdalnej w małej firmie wymaga uporządkowanej procedury, nawet jeśli dotyczy tylko jednego stanowiska. Pierwszym krokiem jest wybór podstawy prawnej – porozumienie ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, a w razie ich braku regulamin ustalony samodzielnie przez pracodawcę po konsultacji z pracownikami. W praktyce w firmach do dziesięciu, piętnastu osób najczęściej stosuje się właśnie regulamin, ponieważ nie ma tam struktur związkowych ani wybranych przedstawicieli.

Kolejnym etapem jest przygotowanie oceny ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej oraz opracowanie informacji o zasadach bezpieczeństwa i higieny pracy przy tym modelu wykonywania obowiązków. Pracodawca musi też ustalić zasady kontroli wykonywania pracy, w tym kontroli w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w sposób nienaruszający prywatności pracownika.

Praktyczna procedura wdrożenia obejmuje zwykle następujące elementy:

• Przygotowanie regulaminu lub porozumienia określającego zasady pracy zdalnej, w tym godziny dostępności i sposób komunikacji.
• Sporządzenie oceny ryzyka zawodowego z uwzględnieniem warunków pracy przy komputerze poza siedzibą firmy.
• Zebranie oświadczeń pracowników o miejscu wykonywania pracy zdalnej oraz o spełnieniu warunków lokalowych i technicznych.
• Ustalenie zasad zwrotu kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych oraz ewentualnego ekwiwalentu za korzystanie z prywatnego sprzętu.
• Wprowadzenie zasad kontroli pracy zdalnej, w tym trybu i częstotliwości takich kontroli.

Po skompletowaniu dokumentów pracodawca informuje pracowników o zasadach przed rozpoczęciem pracy zdalnej, a najlepiej także przeprowadza krótkie szkolenie z zakresu bezpieczeństwa pracy przy komputerze i ochrony danych. Pominięcie tego etapu bywa źródłem sporów przy ewentualnym wypadku przy pracy zdalnej, gdy ubezpieczyciel lub inspekcja pracy będą sprawdzać, czy pracownik został poinformowany o zagrożeniach.

Umowa i regulamin pracy zdalnej – co musi zawierać

Umowa o pracę pozostaje głównym dokumentem regulującym zatrudnienie, ale warunki pracy zdalnej mogą być określone w odrębnym porozumieniu dołączonym do umowy lub bezpośrednio w jej treści. W małych firmach praktycznym rozwiązaniem jest aneks do umowy o pracę wskazujący, że praca będzie wykonywana w formie zdalnej, wraz z odesłaniem do regulaminu pracy zdalnej obowiązującego w firmie.

Regulamin pracy zdalnej powinien być dokumentem szczegółowym, dopasowanym do realiów konkretnej firmy, a nie kopią wzoru pobranego z internetu bez modyfikacji. Poniższa tabela pokazuje, jakie elementy powinien zawierać kompletny regulamin oraz jakie ryzyko wiąże się z ich pominięciem.

Przy sporządzaniu regulaminu warto skonsultować jego treść z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy, zwłaszcza w części dotyczącej ryczałtu za koszty. Ustalenie kwoty ryczałtu bez odniesienia do realnych cen energii i usług telekomunikacyjnych w danym regionie bywa kwestionowane podczas kontroli, ponieważ przepisy wymagają, by ekwiwalent odpowiadał rzeczywistym kosztom ponoszonym przez pracownika.

Prawa i obowiązki pracownika zdalnego

Pracownik wykonujący pracę zdalną zachowuje wszystkie prawa wynikające z kodeksu pracy, a dodatkowo zyskuje uprawnienia specyficzne dla tego modelu zatrudnienia. Ma prawo do zwrotu kosztów związanych bezpośrednio z wykonywaniem pracy zdalnej, w tym kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania obowiązków. Pracodawca może wybrać formę ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika.

Prawo do ekwiwalentu i sprzętu do pracy zdalnej

Pracownik zdalny ma prawo do otrzymania od pracodawcy materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania obowiązków, chyba że strony ustaliły inaczej i pracownik korzysta z własnego sprzętu. W tym drugim przypadku przysługuje mu ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej w regulaminie lub porozumieniu. W praktyce małych firm często stosuje się rozwiązanie mieszane – firma zapewnia laptop i monitor, a pracownik otrzymuje ryczałt na pokrycie kosztów internetu i energii elektrycznej w wysokości od kilkudziesięciu do stu kilkudziesięciu złotych miesięcznie, w zależności od zakresu obowiązków i regionu.

Obowiązki pracodawcy w zakresie BHP przy pracy zdalnej

Obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy nie znika przy pracy zdalnej, choć jego realizacja wygląda inaczej niż w biurze. Pracodawca musi przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego uwzględniającą specyfikę pracy poza siedzibą firmy, przekazać pracownikowi informację o zasadach BHP oraz zapewnić możliwość skonsultowania stanowiska pracy, jeśli pracownik zgłasza wątpliwości co do jego ergonomii. W praktyce oznacza to konieczność przygotowania checklisty samooceny stanowiska, którą pracownik wypełnia przed rozpoczęciem pracy zdalnej, potwierdzając na przykład odpowiednie oświetlenie i wysokość biurka.

Pracownik zdalny ma też obowiązek potwierdzenia w oświadczeniu, że stanowisko pracy w miejscu zamieszkania spełnia wymogi bezpieczeństwa. Jeśli dojdzie do wypadku podczas wykonywania obowiązków w domu, kwalifikuje się on jako wypadek przy pracy na tych samych zasadach co w biurze, pod warunkiem że nastąpił w związku z wykonywaniem pracy, a nie w czasie przerwy prywatnej.

Najczęstsze błędy małych firm przy pracy zdalnej

Z doświadczenia we wdrażaniu procedur pracy zdalnej w firmach zatrudniających od kilku do dwudziestu osób wynika, że najczęstszym błędem jest traktowanie regulaminu jako formalności do odhaczenia, a nie realnego dokumentu operacyjnego. Wiele firm kopiuje gotowe wzory bez dostosowania zapisów o ryczałcie do rzeczywistych kosztów, co przy kontroli skutkuje koniecznością korekty i zaległych wypłat dla pracowników.

Drugim powtarzającym się problemem jest brak oceny ryzyka zawodowego przygotowanej indywidualnie – zamiast tego pracodawcy stosują ogólny szablon niezwiązany z konkretnym stanowiskiem. Trzecim błędem jest niejasne określenie zasad kontroli pracy zdalnej, co prowadzi do konfliktów, gdy pracodawca chce zweryfikować dostępność pracownika w nieuzgodnionych wcześniej godzinach.

Rekomendujemy, by mała firma wdrażająca pracę zdalną przeznaczyła czas na przegląd dokumentacji raz w roku, szczególnie po zmianach w przepisach lub przy zmianie liczby zatrudnionych osób. Konsultacja z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy przy tworzeniu lub aktualizacji regulaminu pozwala uniknąć kosztownych błędów podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy i buduje realne zaufanie pracowników do warunków, na jakich wykonują swoje obowiązki poza biurem.

Redakcja

Zespół redakcyjny portalu ForumPoland.pl, odpowiedzialny za tworzenie i opracowywanie treści o charakterze informacyjnym, poradnikowym oraz publicystycznym. Autor zbiorowy skupiający twórców i współpracowników serwisu, którzy przygotowują artykuły o aktualnych tematach społecznych, gospodarczych i codziennych zagadnieniach.